APTIS Academy

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Última actualización: 19 de julio de 2026

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de Aptis Academy es:

No se ha designado un delegado de protección de datos, al no resultar obligatorio para la actividad desarrollada actualmente.

2. Ámbito de aplicación

Esta Política de Privacidad explica cómo se recogen, utilizan, conservan y comparten los datos personales de las personas que se registran o utilizan Aptis Academy.

Aptis Academy es una plataforma independiente de formación y preparación de pruebas de inglés. Algunas funcionalidades permiten responder ejercicios, grabar respuestas orales, obtener transcripciones y recibir evaluaciones automatizadas mediante inteligencia artificial.

3. Datos personales tratados

3.1. Datos de registro y autenticación

Para crear y gestionar una cuenta se pueden tratar:

  • Dirección de correo electrónico.
  • Contraseña, almacenada y gestionada mediante sistemas de autenticación seguros.
  • Identificador interno de usuario.
  • Información básica proporcionada por Google cuando el usuario inicia sesión mediante su cuenta de Google.
  • Información sobre la academia o grupo al que esté vinculada la cuenta, cuando corresponda.

Aptis Academy no tiene acceso a la contraseña de la cuenta de Google del usuario.

3.2. Datos educativos y de uso

Durante la utilización de la Plataforma se pueden tratar:

  • Respuestas escritas.
  • Respuestas seleccionadas en ejercicios.
  • Historial de ejercicios e intentos.
  • Resultados y puntuaciones.
  • Estimaciones orientativas de nivel.
  • Correcciones y feedback generado.
  • Información sobre el progreso del usuario.
  • Fechas y datos relativos al uso de la Plataforma.

3.3. Grabaciones y transcripciones de voz

En los ejercicios de speaking se pueden recoger:

  • Grabaciones de audio realizadas desde el navegador.
  • Transcripciones de las grabaciones.
  • Resultados, puntuaciones y comentarios asociados.
  • Información técnica necesaria para procesar la grabación.

La voz se utiliza exclusivamente para transcribir y evaluar la respuesta del usuario.

Aptis Academy no utiliza las grabaciones para identificar de forma única al usuario, generar una huella de voz, autenticar su identidad ni realizar reconocimiento biométrico.

El usuario puede escuchar sus grabaciones desde la Plataforma. Actualmente, la eliminación de las grabaciones se realiza mediante la eliminación completa de la cuenta o mediante una solicitud dirigida al responsable.

3.4. Datos de pagos y facturación

Cuando se realiza una compra, se pueden tratar:

  • Nombre y apellidos.
  • Dirección de facturación.
  • NIF u otro identificador fiscal, cuando sea necesario.
  • País.
  • Dirección de correo electrónico.
  • Plan contratado.
  • Importe y moneda.
  • Fecha, estado y vencimiento de la compra.
  • Identificadores de cliente, pago o suscripción proporcionados por Stripe.

Aptis Academy no almacena los números completos de las tarjetas ni sus códigos de seguridad. Estos datos son tratados directamente por Stripe.

3.5. Soporte y comunicaciones

Cuando el usuario contacta con Aptis Academy se pueden conservar:

  • Dirección de correo electrónico.
  • Contenido de la consulta.
  • Respuestas intercambiadas.
  • Información relacionada con la cuenta o incidencia.

3.6. Datos técnicos y de seguridad

Para mantener el funcionamiento y la seguridad de la Plataforma se pueden recoger:

  • Dirección IP.
  • Navegador, dispositivo y sistema operativo.
  • Fecha y hora de acceso.
  • Identificadores técnicos.
  • Registros de errores y fallos de la aplicación.
  • Información necesaria para detectar usos fraudulentos o accesos no autorizados.

Los registros enviados a Sentry se limitan a información técnica y registros de error. No se enviarán intencionadamente grabaciones, transcripciones, respuestas, contraseñas ni datos de pago.

3.7. Datos analíticos

Cuando el usuario acepta las cookies analíticas, Google Analytics puede recoger información sobre:

  • Páginas visitadas.
  • Duración y secuencia de las visitas.
  • Interacciones con la Plataforma.
  • Dispositivo, navegador y ubicación aproximada.
  • Identificadores en línea.

Google Analytics no se activará antes de que el usuario otorgue su consentimiento.

4. Finalidades y bases jurídicas

Los datos se utilizan para las siguientes finalidades:

Prestación del servicio

Crear y gestionar la cuenta, autenticar al usuario, guardar su progreso, permitir la realización de ejercicios y proporcionar resultados, transcripciones, evaluaciones y feedback.

La base jurídica es la ejecución del contrato o la aplicación de medidas solicitadas antes de contratar.

Procesamiento mediante inteligencia artificial

Transcribir grabaciones, corregir respuestas, calcular puntuaciones orientativas, estimar el nivel y generar recomendaciones educativas.

La base jurídica es la ejecución del servicio solicitado por el usuario.

Gestión de pagos

Procesar compras, controlar el acceso a los planes contratados, gestionar incidencias de pago y conservar justificantes.

La base jurídica es la ejecución del contrato y el cumplimiento de obligaciones legales, contables y fiscales.

Soporte y atención al usuario

Responder consultas, resolver incidencias, gestionar reclamaciones y atender solicitudes relacionadas con la cuenta.

La base jurídica es la ejecución del contrato y el interés legítimo del responsable en atender y documentar las solicitudes recibidas.

Seguridad y funcionamiento

Prevenir fraude, detectar accesos indebidos, corregir errores, mantener la seguridad y garantizar la estabilidad de la Plataforma.

La base jurídica es el interés legítimo del responsable en proteger la Plataforma, sus usuarios y sus sistemas.

Analítica

Conocer de forma agregada cómo se utiliza la Plataforma y mejorar su funcionamiento.

La base jurídica es el consentimiento del usuario, que podrá retirarse desde el panel de configuración de cookies.

Acceso de academias y profesores

Permitir que los profesores autorizados consulten el progreso de los alumnos que tengan asignados.

La base jurídica será la ejecución del servicio educativo solicitado cuando la cuenta haya sido creada o proporcionada por la academia, o el consentimiento cuando el usuario o su representante vincule voluntariamente su cuenta a una academia.

5. Evaluaciones automatizadas

Algunos ejercicios se corrigen mediante reglas automáticas. Las respuestas de writing y speaking pueden ser analizadas mediante sistemas de inteligencia artificial.

Como resultado, la Plataforma puede proporcionar:

  • Correcciones.
  • Puntuaciones estimadas.
  • Estimaciones orientativas de nivel.
  • Feedback sobre la respuesta.
  • Recomendaciones educativas.

Estas evaluaciones no producen efectos jurídicos ni consecuencias de importancia similar para el usuario. No determinan resultados oficiales, certificaciones, admisiones académicas, condiciones económicas ni restricciones de acceso.

El usuario puede solicitar una revisión o comunicar una evaluación incorrecta escribiendo a marcosperezrubiodev@gmail.com.

6. Uso de OpenAI

Aptis Academy utiliza servicios de OpenAI para transcribir y evaluar determinadas respuestas.

Según la funcionalidad utilizada, se pueden enviar:

  • La grabación de audio.
  • La transcripción o respuesta escrita.
  • La pregunta respondida.
  • Las instrucciones y criterios necesarios para realizar la corrección.

No se enviarán intencionadamente a OpenAI el nombre, el correo electrónico ni el identificador directo del usuario.

Los datos enviados mediante la API no se utilizan para entrenar los modelos de OpenAI por defecto. OpenAI puede conservar temporalmente registros durante un máximo ordinario de 30 días para detectar abusos, garantizar la seguridad y cumplir sus obligaciones legales.

Algunos de estos tratamientos pueden realizarse en Estados Unidos.

7. Revisión humana

Las respuestas, grabaciones o evaluaciones podrán ser revisadas por personal autorizado cuando sea necesario para:

  • Resolver una incidencia.
  • Investigar una reclamación.
  • Comprobar el funcionamiento de una corrección.
  • Realizar controles internos de calidad.
  • Prestar el servicio educativo contratado.

Cuando el usuario esté vinculado a una academia, los profesores autorizados podrán acceder exclusivamente a los alumnos que tengan asignados.

Los profesores podrán consultar el progreso, las respuestas, grabaciones, transcripciones, resultados y evaluaciones de esos alumnos cuando resulte necesario para prestar el servicio educativo.

8. Menores de edad

La Plataforma puede ser utilizada por menores con fines educativos.

Los menores de 14 años deberán utilizar la Plataforma mediante una cuenta creada o autorizada por su padre, madre o tutor legal.

La persona que cree o gestione una cuenta para un menor declara que dispone de la patria potestad, tutela o autorización necesaria para hacerlo.

Cuando la cuenta de un menor esté vinculada a una academia, el acceso de sus profesores se limitará al seguimiento educativo y a los alumnos que tengan asignados.

Aptis Academy no solicita actualmente la fecha de nacimiento del usuario. Cuando existan dudas razonables sobre la autorización para utilizar una cuenta, el responsable podrá solicitar información adicional o suspender temporalmente su acceso.

9. Destinatarios

Los datos podrán ser tratados por los siguientes proveedores:

  • Google y Firebase: alojamiento, base de datos, almacenamiento, autenticación, inicio de sesión con Google y analítica.
  • OpenAI: transcripción, análisis y evaluación mediante inteligencia artificial.
  • Stripe: procesamiento de pagos, prevención del fraude y gestión de operaciones.
  • Amazon Web Services: envío de comunicaciones operativas mediante Amazon SES.
  • Sentry: detección y análisis de errores técnicos.
  • Profesores y academias: acceso al progreso de los alumnos que tengan asignados.
  • Administraciones públicas, juzgados y autoridades: cuando exista una obligación legal.

Los proveedores tratarán los datos conforme a sus condiciones de servicio, acuerdos de tratamiento de datos y medidas de seguridad aplicables.

Aptis Academy no vende, alquila ni intercambia los datos personales de sus usuarios.

10. Transferencias internacionales

Aunque la infraestructura principal de Firebase está configurada en Europa, algunos proveedores o subproveedores pueden procesar datos fuera del Espacio Económico Europeo.

En particular, OpenAI puede procesar información en Estados Unidos. Stripe, Google, Amazon Web Services y Sentry también pueden utilizar infraestructuras o subproveedores internacionales.

Cuando resulte necesario, estas transferencias se apoyarán en:

  • Decisiones de adecuación aprobadas por la Comisión Europea.
  • Cláusulas contractuales tipo.
  • Acuerdos de tratamiento de datos.
  • Otras garantías reconocidas por la normativa aplicable.

11. Conservación

Los datos se conservarán durante los siguientes plazos:

Cuenta y actividad educativa

Los datos de la cuenta, respuestas, audios, transcripciones, resultados, puntuaciones, estimaciones e historial se conservarán mientras la cuenta permanezca activa.

Las cuentas que permanezcan inactivas durante cuatro años podrán ser eliminadas, preferiblemente tras enviar un aviso al usuario.

Eliminación de cuenta

Cuando el usuario solicite la eliminación:

  • La cuenta será desactivada.
  • El acceso quedará bloqueado.
  • Los datos de cuenta, progreso, audios, transcripciones, respuestas y resultados se eliminarán en un plazo máximo de 90 días.

Los datos que deban conservarse para cumplir obligaciones legales o atender reclamaciones quedarán bloqueados y no se utilizarán para otras finalidades.

Pagos y documentación contable

Los justificantes y datos relacionados con operaciones económicas se conservarán durante los plazos exigidos por la normativa fiscal y mercantil. Con carácter general, determinada documentación del negocio puede conservarse durante seis años.

OpenAI

OpenAI puede conservar registros de las solicitudes procesadas mediante su API durante un máximo ordinario de 30 días por razones de seguridad y control de abusos.

Sentry

Los registros de errores se conservarán durante un máximo de 90 días.

Google Analytics

Los datos asociados a identificadores y eventos se conservarán durante un máximo de 14 meses, siempre que el usuario haya autorizado las cookies analíticas.

Soporte

Las conversaciones de soporte se conservarán mientras la cuenta permanezca activa y, posteriormente, durante el tiempo necesario para atender responsabilidades o reclamaciones.

Aptis Academy no mantiene actualmente copias de seguridad propias adicionales. Los proveedores tecnológicos pueden mantener copias técnicas temporales sujetas a sus procesos de rotación y eliminación.

12. Derechos del usuario

El usuario puede ejercer los siguientes derechos:

  • Acceder a sus datos personales.
  • Solicitar la corrección de datos inexactos.
  • Solicitar la eliminación de sus datos.
  • Solicitar la limitación del tratamiento.
  • Oponerse a determinados tratamientos.
  • Solicitar la portabilidad de sus datos cuando proceda.
  • Retirar un consentimiento previamente otorgado.
  • Solicitar la revisión de una evaluación.
  • Presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Las solicitudes deben enviarse a:

marcosperezrubiodev@gmail.com

La solicitud deberá indicar qué derecho se desea ejercer y permitir verificar razonablemente la identidad del solicitante.

Cuando la solicitud afecte a un menor de 14 años, podrá ser presentada por su padre, madre o tutor legal.

13. Seguridad

Aptis Academy aplica medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger los datos personales, incluyendo:

  • Comunicaciones cifradas mediante HTTPS.
  • Cifrado proporcionado por los proveedores de infraestructura.
  • Sistemas de autenticación.
  • Restricción de accesos según funciones.
  • Acceso administrativo limitado.
  • Registros de errores y seguridad.
  • Separación entre datos de la Plataforma y datos completos de tarjeta.

Ningún sistema puede garantizar una seguridad absoluta. En caso de una incidencia de seguridad, se adoptarán las medidas necesarias y se realizarán las comunicaciones exigidas por la normativa.

14. Cookies

La utilización de cookies y tecnologías similares se regula en la Política de Cookies.

Las cookies analíticas no se instalarán sin el consentimiento previo del usuario. Este podrá aceptar, rechazar o modificar su elección desde el panel de configuración correspondiente.

15. Cambios en esta política

Esta Política de Privacidad podrá modificarse para adaptarla a cambios legales, técnicos o funcionales.

La versión aplicable será la publicada en la Plataforma en cada momento. Cuando los cambios sean relevantes, se informará a los usuarios mediante la propia Plataforma o por correo electrónico.